Sosialisasi Pengisian Rencana Kerja Tahunan (RKT) Tahun Anggaran 2025
Kamis (16/01/2025). Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Budi Luhur menyelenggarakan Sosialisasi Pengisian Rencana Kerja Tahunan (RKT) Tahun Anggaran 2025, di Ruang teater Universitas Budi Luhur. Acara ini dihadiri oleh Para Deputi Rektor, Direktur, Dekan, Kaprodi, Kabag, Pejabat Struktural dan Non-Struktural lainnya.
Diawal acara Kepala Lembaga Penjaminan Mutu, Bapak Hendri Irawan, S.Kom., M.T.I memberikan kata sambutan singkat bahwa sosialisasi pengisian Rencana Kerja Tahunan (RKT) Tahun anggaran 2025 ini sangat penting bagi setiap unit kerja yang berada di lingkungan Universitas Budi Luhur (UBL). Kedepannya kerangka acuan kerja kegiatan harus sesuai dengan format dan kriteria yang telah ditentukan ini.
Acara dilanjutkan dengan arahan singkat oleh Wakil Rektor Bidang Akademik, Bapak Dr. Ir. Arief Wibowo M.Kom, tentang program unggulan hasil rapat pimpinan yang harus dilaksanakan oleh tiap-tiap Unit dan Fakultas. Program unggulan ini dapat dijadikan acuan dalam pembuatan Sasaran Mutu dan Program Kerja Tahunan. Selanjutnaya Wakil Rektor Bidang Umum, Bapak Ir. Bullion Dragon, M.Sc., M.Kom memberikan arahan terkait mekanisme pencairan anggaran yang sudah ditetapkan di dalam rencana kerja tahunan.
Acara selanjutnya penyampaian materi inti dari kegiatan sosialisasi ini yang disampaikan oleh Bapak Irawan, M.Kom. selaku Kepala Bidang Pengembangan Sistem Mutu dan Pengendalian Dokumen. Materi diawali dengan acuan pembuatan Sasaran Mutu yang bisa berasal dari Renstra, Uraian Tugas, Standar Mutu dan Program Unggulan hasil rapat pimpinan. Dalam pembuatan Sasaran Mutu pastikan memiliki prinsip SMART (Spesific, Measurable, Actionable, Relevant, Time-bound). Sasaran Mutu yang sudah ditetapkan oleh Pimpinan Unit / Fakultas harus medapatkan persetujuan dari manajemen puncak, dalam hal ini Bapak Rektor Universitas Budi Luhur. Selanjutnya dijelaskan tentang dokumen Monitoring Sasaran Mutu Tahunan, kolom Monitoring Sasaran Mutu Tahunan pastikan diisi sama dengan kolom Acuan di dokumen Sasaran Mutu. Bedanya, ada kolom Realisasi Sasaran Mutu, Hambatan / Alasan belum terealisasi dan Rencana Tindak Lanjut. Kelengkapan dan persetujuan Monitoring Sasaran Mutu ditandai dengan disahkannya dokumen ini oleh Pimpinan Unit terkait.
Berikutnya, Rencana Kerja Tahunan (RKT) ini turunan dari Sasaran Mutu. RKT berisi acuan, program kerja, indikator dan target, kegiatan, waktu pelaksanaan dan anggaran. Acuan RKT ini lebih detil dari Sasaran Mutu. Acuan RKT berisi program kerja sub unit yang diturunkan dari Sasaran Mutu. Khusus untuk RKT pada tahun ini lebih menekankan bagaimana tiap-tiap unit/bagian membuat rincian anggaran secara detil di tiap bulannya, sehingga LPM ataupun bagian keuangan nantinya dapat mengetahui besaran anggaran yang diperlukan dari masing-masing bagian tiap bulannya.
Pak Irawan menekankan dalam sosialisasi RKT bahwa program kerja yang dimasukkan di dalam dokumen Rencana Kerja Tahunan hanyalah program kerja yang sifatnya Rutin – Pengajuan dan Non Rutin – Pengajuan. Contoh program kerja rutin – pengajuan seperti: seminar dan wisuda. Contoh program kerja non rutin – pengajuan seperti akreditasi dan studi banding. Ada kegiatan rutin – non pengajuan yang tidak perlu dimasukkan ke dalam dokumen RKT. Kegiatan rutin – non pengajuan contohnya: honor koreksi, gaji karyawan, biaya Listrik dan biaya internet. Pastikan untuk mengisi indikator dan target capaian kerja di kolom yang telah disediakan serta anggaran yang ditentukan rencana pelaksanaan perbulannya.
Terakhir, ada dokumen monitoring dan realisasi Rencana Kerja Tahunan yang pengisiannya mengacu pada dokumen Rencana Kerja Tahunan. Dokumen ini berisi program kerja, indikator dan target, realisasi, kegiatan, realisasi pelaksanaan, realisasi anggaran, hambatan / alasan belum terealisasi serta rencana tindak lanjut. Realisasi diisi dalam bentuk persentase. Pastikan semua dokumen disahkan oleh Pimpinan Unit terkait. Dokumen yang sah ditandai adanya tanda tangan dari Ketua Lembaga Penjaminan Mutu dan Auditor Pelaksana Monitoring pada saat selesai penyelenggaraan Audit Mutu Internal (AMI).
Paparan sosialisasi ini ditutup dengan contoh yang memudahkan pemahaman peserta. Sederhananya, mari kita ikuti arahan sesuai dokumen Sasaran Mutu dan RKT yang telah diberikan. Ini penting agar kualitas mutu tertinggi dapat tercapai, demikian yang disampaikan oleh Pak Irawan diakhir paparannya.
