AMI

Audit Mutu Internal yang kemudian disingkat menjadi AMI merupakan salah satu persyaratan yang harus  dipenuhi oleh perguruan tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi tersebut. AMI dimaksudkan untuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektivitas penerapan sistem manajemen Mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu perguruan tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam manual mutu. Pimpinan perguruan tinggi (Rektor) memastikan penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu (SMM).

Proses audit internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh perguruan tinggi dna ditunjuk dalam SMM. Proses audit internal menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan klausul-klausul ISO 9001:2015 perguruan tinggi telah terpenuhi. Dalam penyelenggaraan AMI ke 31 pada semester genap 2017/2018 kali ini proses AMI telah mengalami perubahan dari ISO 9001: 2008 menjadi ISO 9001:2015. Perubahan ini terjadi karena adanya tantangan dalam penerapan manajerial di sebuah perusahaan dalam hal ini Universitas Budi Luhur sebagai sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan. Penerapan ISO 9001:2015 menjadi penting untuk dipahami pegiat manajemen mutu karena klausul yang diberikan lebih rapi dan terstruktur serta berbasis pada resiko manajemen dengan konsep PDCA atau Plan-Do-Check-Action, yang mana sebelumnya pada ISO 9001:2008 lebih menekankan kepada preventive action dalam arti upaya pencegahan terhadap ketidaksesuaian data antara target dan realisasi. Audit internal ini penting dan wajib dilakukan di lingkungan perguruan tinggi yang mengimplementasikan SMM ISO 9001:2015, untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan sesuai hasil temuan audit internal yang telah dilakukan. Tanggapan pimpinan perguruan tinggi terhadap hasil temuan ini diwujudkan dalam bentuk rapat tinjauan manajemen. Disinilah semua hasil temuan audit internal ditanggapi dan ditindaklajuti. Hasil temuan dari audit internal dan upaya tindak lanjut yang telah diputuskan dalam rapat tinjauan manajemen ini dituangkan dalam sebuah dokumen yang disebut Rencana Manajemen Mutu.

Ruang lingkup AMI dimulai dari perencanaan audit, pelaksanaan audit hingga rincian tindak lanjut. Perencanaan Audit Internal dilaksanakan secara fleksibel agar memungkinkan perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan, memperhatikan subjek untuk dipertimbangkan dalam Audit Internal mencakup:

  1. Penerapan proses secara efektif dan efisien.
  2. Peluang perbaikan yang berkesinambungan.
  3. Kemampuan suatu sistem proses.
  4. Penggunaan teknologi informasi.
  5. Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien.
  6. Hasil dan harapan kinerja proses dan produk.
  7. Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja.
  8. Kegiatan perbaikan.
  9. Hubungan dengan pihak yang berkepentingan.

Pihak auditee meliputi Dekan, Ketua Program Studi, Direktur, Kasubdit dan semua Unit kerja pendukung di lingkungan Universitas Budi Luhur. Untuk setiap unit fakultas obyek yang teraudit antara lain meliputi hal-hal yang termuat dalam Borang Fakultas dan Borang Program Studi versi 2011 yang terdiri atas 7 kriteria, yaitu:

  1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran serta spesifikasi dan kompetensi lulusan Program Studi;
  2. Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan dan Penjaminan Mutu;
  3. Mahasiswa dan lulusan;
  4. Sumber daya manusia;
  5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik;
  6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi;
  7. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama.

Sedangkan untuk Unit Direktorat obyek yang teraudit meliputi kesesuaian kinerja dengan uraian tugas dan dokumen mutu, dan anggaran kegiatan yang tersedia dan telah dilakukan di dalam unit. Kesemua dokumen yang dimiliki dicatat melalui daftar periksa dan resume.

WhatsApp chat