Berdasarkan dokumen Tata Kerja Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi Universitas Budi Luhur yang ditetapkan melalui SK Yayasan Pendidikan Budi Luhur Cakti No. K/YBLC/000/209/05/17, Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) memiliki kewenangan dalam proses perencanaan, penerapan, monitoring, evaluasi dan pengembangan sistem penjaminan mutu universitas. LPM dipimpin oleh seorang Ketua Lembaga yang membawahi 4 (tiga) bidang, yaitu Bidang Pengembangan Sistem Mutu dan Pengendali Dokumen, Bidang Monitoring dan Audit Mutu, Bidang SPME dan Bidang Penanganan Keluhan Pelanggan.
Tugas Pokok dan Fungsi
Ketua Lembaga Penjaminan Mutu:
- Menetapkan visi, misi, tujuan, dan sasaran Lembaga Penjaminan Mutu.
- Melakukan sosialisasi visi, misi, tujuan, tonggak-tonggak capaian di bidang penjaminan mutu.
- Memimpin penerapan sistem penjaminan mutu internal maupun eksternal.
- Menetapkan Renstra dan tonggak-tonggak capaian di bidang penjaminan mutu.
- Melakukan pembinaan sivitas akademika dan tenaga kependidikan dan membina hubungan kerjasama dalam penjaminan mutu dengan pemangku kepentingan
- Melakukan pengembangan dan inovasi pengelolaan bidang penjaminan mutu.
- Menjamin terlaksananya siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
- Mendukung kesiapan institusi dan program studi dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) nasional dan internasional.
- Menjamin terlaksananya pengelolaan keluhan pelanggan.\
- Menyusun anggaran Lembaga Penjaminan Mutu dan melaporkan realisasinya.
- Melakukan koordinasi dengan pimpinan universitas terkait pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di tingkat universitas.
- Melakukan koordinasi dengan Gugus Penjaminan Mutu Fakultas terkait pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di tingkat fakultas.
- Mengkoordinasikan Kabid. Pengembangan Sistem Mutu dan Pengendali Dokumen; Kabid. Monitoring dan Audit Mutu; Kabid. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal; dan Kabid. Penanganan Keluhan Pelanggan.
Kabid. Pengembangan Sistem Mutu dan Pengendali Dokumen:
- Mengendalikan dan mendistribusikan dokumen SPMI dan ISO
- Memastikan dokumen SPMI dan ISO tersusun dengan baik di seluruh unit.
- Melakukan pembinaan dan pendampingan bagi unit dalam menyusun dokumen perencanaan program kerja (rencana kerja tahunan).
- Membuat laporan kinerja secara berkala kepada Ketua LPM.
- Melaksanakan pengembangan dan inovasi sistem penjaminan mutu internal berbasis teknologi informasi dan komunikasi
Kabid. Monitoring dan Audit Mutu:
- Melaksanakan monitoring (pengawasan) terhadap pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di seluruh unit.
- Merencanakan, melaksanakan dan melaporkan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) berbasis SPMI dan ISO di lingkungan Universitas Budi Luhur.
- Merencanakan, melaksanakan dan melaporkan kegiatan Audit Mutu Akademik (AMA) berbasis SPMI bagi seluruh unit akademik di Universitas Budi Luhur.
- Melakukan pembinaan, pengelolaan dan pengembangan auditor AMI dan AMA.
- Mempersiapkan Rapat Tinjauan Manajemen.
- Membuat laporan kinerja secara berkala kepada Ketua LPM
Kabid. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal
- Memastikan kesiapan institusi dan atau program studi dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME)
- Membuat perangkat kerja dalam rangka penerapan sistem penjaminan mutu eksternal
- Mensosialisasikan dan melakukan pelatihan sistem penjaminan mutu eksternal
- Memfasilitasi asesmen lapangan (AL) akreditasi program studi dan institusi.
- Memfasilitasi, konsultasi dan pendampingan penyusunan dokumen akreditasi Program Studi, Fakultas dan Universitas.
- Melakukan asesmen internal dokumen borang Universitas, Fakultas dan Program Studi
- Menfasilitasi dan mendampingi pengajuan pengusulan program studi baru.
- Membuat laporan kinerja yang terkait pencapaian monitoring sistem penjaminan mutu eksternal secara berkala kepada Ketua LPM
- Melaksanakan pengembangan dan inovasi sistem penjaminan mutu eksternal berbasis teknologi informasi dan komunikasi
Kabid. Penanganan Keluhan Pelanggan
- Mengelola penanganan keluhan pelanggan melalui berbagai media.
- Mendistribusikan, monitoring dan menindaklanjuti keluhan pelanggan ke pihak-pihak terkait.
- Menyusun instrumen dan melaksanakan pengukuran tingkat kepuasan pelanggan bagi seluruh unit.
- Menyusun dan mensosialisasikan tingkat kepuasan pelanggan bagi seluruh unit.
- Membuat laporan kinerja secara berkala kepada Ketua LPM
- Melaksanakan pengembangan dan inovasi sistem penanganan keluhan pelanggan dan pengukuran kepuasan pelanggan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.