Kunjungan Studi Banding Direktorat Penjaminan Mutu UBL ke Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Kristen Petra Surabaya dan Universitas Brawijaya 25-26 Juli 2018

Pada Rabu 25 Juli 2018 Pukul 09.00 rombongan Direktorat Penjaminan Mutu Universitas Budi Luhur (DPM UBL) sejumlah 8 (delapan) orang yang dipimpin oleh Direktur DPM Bapak Dr. Achmad Solichin., S.Kom., M.T.I., berkunjung ke Universitas Kristen Petra Surabaya (UKP) dalam rangka studi banding pengelolaan dan pelaksanaan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Sistem Penjaminan Mutu Ekternal(SPME)/Akreditasi serta Penanganan Keluhan Pelanggan di perguruan tinggi yang memiliki akreditasi institusi A.

Kegiatan ini dimulai dari sambutan oleh Kepala Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Kristen Petra (LPM UKP) yaitu Ibu Dr. Gan Shu San, M.Sc. dilanjutkan sambutan oleh Direktur DPM UBL Bapak Dr. Achmad Solichin., S.Kom., M.T.I. Selanjutnya Ketua LPM UKP memberikan paparan mengenai pengelolaan dan pelaksanaan penjaminan mutu di UKP. Setelah Direktur DPM juga menyampaikan pengelolaan penjaminan mutu di UBL, dilanjutkan dengan sesi diskusi lebih mendalam perihal implementasi SPMI dan pengelolaan SPME di UKP.

Kamis 26 Juli 2018 melanjutkan rangkaian studi banding, pada pukul 09.00 DPM UBL diterima oleh Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya (LP3M-UB). Seperti halnya pada UKP, studi banding di UB memiliki agenda kegiatan yang kurang lebih sama. Penyampaian paparan pengelolaan SPMI diwakili oleh Prof.Dr.Ir. Hartutik , MP.  Anggota LP3M-UB.

Hasil yang diperoleh dari kegiatan studi banding ke UKP dan UB yaitu supaya penerapan penjaminan mutu kedepannya lebih baik, perlu dukungan dan komitmen yang kuat dari jajaran pimpinan tinggi Universitas yang juga bertanggungjawab atas keberhasilannnya. Budaya mutu perlu diterapkan, dibiasakan dan dibudayakan mulai dari unsur pimpinan hingga staf untuk pelaksanaan SPMI Universitas Budi Luhur. Diperlukan komitmen semua pihak untuk membangun, mengimplementasi dan menjalankan SI SPMI dan SI Akreditasi yang terintegrasi untuk mendukung terlaksananya pengelolaan akreditasi yang lebih baik sebagai usaha mencapai hasil bernilai unggul.

Dari sisi pengelolaan dan pengendalian dokumen mutu yang dilakukan oleh UKP sudah tersistem dan terkomputerisasi dengan baik. Data standar mutu, pengelolaan keluhan terencana dan tersistem dengan baik. Meskipun pelaksanaan telah tersistem dengan baik namun belum memiliki ketersediaan buku panduan audit. Walaupun begitu tim LPM UKP telah melakukan strategi dengan melibatkan para dosen struktural untuk menjadi para auditor internal dan juga para dosen yang pernah memegang jabatan akademik/strategic di lingkungan civitas kampus mereka. Selain itu mereka sementara ini masih menjalan ISO 9001:2008 dan belum terupgrade ke ISO 9001:2015. Keuntungan lainnya dari keberhasilan manajerial LPM UKP adalah bentuk komitmen pimpinan khususnya Rektor dalam meningkatkan mutu kualitas penjaminan mutu di lingkungan universitas sehingga bentuk kepatuhan dan loyalitas terkoordinasi dari pucuk tertinggi universitas.

Pada bagian keluhan pelanggan dapat dikatakan sistem keluhan dan pembuatan laporan kepuasan pelanggan sudah dikelola dengan sangat baik. UKP yang mengedepankan Sistem Informasi terpadu menjadikan alur proses keluhan pelanggan menjadi sangat efisien dan terkontrol, begitu pula sistem e-Complaint yang telah diterapkan oleh UB. Dalam sistem pengukuran kepuasan pelanggan, metode yang digunakan oleh kedua universitas tersebut masih sama dengan metode yang digunakan oleh UBL, meskipun UB masih menggunakan survey manual. Namun, pendokumentasian prosedur, laporan, hingga SK dapat dikatakan sudah jauh lebih baik dari UBL karena sudah dapat diakses dengan mudah pada web penjaminan mutu.

Terima kasih sebesar-besarnya kami ucapkan kepada LPM Universitas Kristen Petra Surabaya dan LP3M Universitas Brawijaya  yang telah menerima kunjungan rombongan DPM UBL, serta berkenan membagi ilmu yang bermanfaat bagi Universitas Budi Luhur.