Sosialisasi Pengisian Dokumen Sasaran Mutu Dan Rencana Kerja Tahunan Di Universitas Budi Luhur Menuju Budi Luhur Emas
Jakarta, (01/02/2024). Di awal tahun 2024, Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Budi Luhur menyelenggarakan sosialisasi pengisian dokumen Sasaran Mutu dan Rencana Kerja Tahunan. Acara sosialisasi ini diselenggarakan di Jakarta. Tepatnya, di ruang Teather Unit 6 lantai 4 Universitas Budi Luhur pada hari Kamis, 1 Februari 2024, jam 09.00 WIB. Acara ini dihadiri para pimpinan dan pejabat Universitas Budi Luhur sebanyak 72 orang.
Acara ini dibuka oleh Bapak Hendri Irawan, M.T.I. selaku Kepala Penjaminan Mutu. “Acara ini kami selenggarakan karena di masa kepemimpinan Rektor Baru (Prof. Agus Setyo Budi, M.Sc. (red)), 45% pejabat dan pimpinannya merupakan pejabat baru walaupun termasuk orang lama di Universitas Budi Luhur. Karena itu, penting menurut LPM untuk menyelenggarakan sosialisasi penyamaan persepsi Sasaran Mutu (Sarmut) dan Rencana Kerja Tahunan (RKT) juga SPI agar semua dapat mendukung terwujudnya Budi Luhur Emas 2029.”
Hadir dalam acara ini, Bapak Ir. Bullion Dragon, M.Sc., M.Kom selaku Deputi Rektor Bidang Umum. Beliau menyampaikan: “Senang kali bisa hadir di acara ini dan menyampaikan apresiasi baik atas terselenggaranya acara sosialisasi ini”. Beliau juga menyampaikan, harapannya agar semua pimpinan dan pejabat di lingkungan Universitas Budi Luhur dapat bekerja sebaik-baiknya. Dalam 5 tahun ke depan, rencana strategis Universitas Budi Luhur mewujudkan kampus Applied Science. Kolaborasi dan dukungan semua pihak sangat dibutuhkan agar Renstra Budi Luhur Emas tahun 2029 dapat terwujud.
Ada 2 (dua) acara inti dalam kegiatan sosialisasi ini. Pertama, sosialisasi penyamaan persepsi pengisian dokumen Sasaran Mutu dan RKT serta monitoringnya. Kedua, sosialisasi SPI-3 Area Audit Keuangan, Aset (Inventaris) Pengadaan Barang.
Sosialisasi pertama, penyampaian materi sosialisasi penyamaan persepsi pengisian dokumen Sasaran Mutu dan RKT yang dibawakan oleh Bapak Irawan, M.Kom selaku Kepala Bidang Pengembangan Sistem Mutu dan Pengendalian Dokumen. Pak Irawan menyampaikan acuan Sasaran Mutu berasal dari Renstra, Uraian Tugas, Standar Mutu, RIP, atau Blue Print. Sasaran Mutu pastikan kalimatnya menunjukkan prinsip SMART (Spesific, Measurable, Actionable, Relevant, Time-bound). Sasaran Mutu ditetapkan oleh Pimpinan Unit / Fakultas. Penetapan ini atas persetujuan Manajemen Puncak, dalam hal ini Bapak Rektor dan Deputi Rektor Universitas Budi Luhur. Hal ini ditandai dengan disahkannya Sarmut oleh Rektor Universitas dan Pimpinan Unit terkait. Selanjutnya, untuk dokumen Monitoring Sasaran Mutu Tahunan, kolom Monitoring Sasaran Mutu Tahunan pastikan diisi sama dengan kolom Acuan di dokumen Sasaran Mutu. Bedanya, ada kolom Realisasi Sasaran Mutu, Hambatan / Alasan belum terealisasi dan Rencana Tindak Lanjut. Kelengkapan dan persetujuan Monitoring Sasaran Mutu ditandai dengan disahkannya dokumen ini oleh Pimpinan Unit terkait. Berikutnya, Rencana Kerja Tahunan (RKT) ini turunan dari Sasaran Mutu. RKT berisi acuan, program kerja, indikator dan target, kegiatan, waktu pelaksanaan dan anggaran. Acuan RKT ini lebih detil dari Sasaran Mutu. Acuan RKT berisi program kerja sub unit yang diturunkan dari Sasaran Mutu.
Pak Irawan menekankan dalam sosialisasi RKT bahwa program kerja yang dimasukkan di dalam dokumen Rencana Kerja Tahunan hanyalah program kerja yang sifatnya Rutin – Pengajuan dan Non Rutin – Pengajuan. Contoh program kerja rutin – pengajuan seperti: seminar dan wisuda. Contoh program kerja non rutin – pengajuan seperti akreditasi dan studi banding. Ada kegiatan rutin – non pengajuan yang tidak perlu dimasukkan ke dalam dokumen RKT. Kegiatan rutin – non pengajuan contohnya: honor koreksi, gaji karyawan, biaya Listrik dan biaya internet. Pastikan untuk mengisi indikator dan target capaian kerja di kolom yang telah disediakan serta anggaran yang ditentukan rencana pelaksanaan perbulannya.
Terakhir, ada dokumen monitoring dan realisasi Rencana Kerja Tahunan yang pengisiannya mengacu pada dokumen Rencana Kerja Tahunan. Dokumen ini berisi program kerja, indicator dan target, realisasi, kegiatan, realisasi pelaksanaan, realisasi anggaran, hambatan / alasan belum terealisasi serta rencana tindak lanjut. Realisasi diisi dalam bentuk persentase. Pastikan semua dokumen disahkan oleh Pimpinan Unit terkait. Dokumen yang sah ditandai adanya tanda tangan dari Ketua Lembaga Penjaminan Mutu dan Auditor Pelaksana Monitoring pada saat selesai penyelenggaraan Audit Mutu Internal (AMI).
Paparan sosialisasi ini ditutup dengan contoh yang memudahkan pemahaman peserta. Sederhananya, mari kita ikuti arahan sesuai dokumen Sasaran Mutu dan RKT yang telah diberikan. Ini penting agar kualitas mutu tertinggi dapat tercapai, demikian yang disampaikan oleh Pak Irawan diakhir paparannya.
Sosialisasi kedua, penyampaian penyamaan persepsi sosialisasi SPI-3 Area Audit Keuangan, Aset (Inventaris) Pengadaan Barang dibawakan oleh Bapak Dicky Arisudhana, S.E., MM. Ak., CA selaku Kepala Bidang Sistem Pengawas Internal (SPI). Beliau menyampaikan agar keselarasan antara Rencana Kerja Tahunan dan realisasinya dapat dijelaskan secara detil dan disertai bukti lengkap.
Acara ini ditutup dengan tanya jawab dan diskusi yang seru. Antusiasme dari semua pihak untuk mewujudkan Budi Luhur Emas sangat jelas terlihat. Semua unit siap Menyusun Sarmut dan RKT ini di awal tahun agar memudahkan dalam memonitor kinerja tahunan.
Pak Brury Sartana, M.Kom menanyakan arti mutu dan dijawab dengan luar biasa oleh Pak Hendri Irawan, M.T.I. Mutu artinya kualitas. Standar mutu adalah tolok ukur kinerja unit atau satuan kerja dengan outcome capaian pada tingkatan kualitas tertentu yang diinginkan.
Pak Brury juga menyampaikan usulan Sistem Informasi agar mempermudah pelaksanaan Audit Mutu Internal. Usulan ini ditanggapi dengan baik dan positif oleh Pak Hendri. Pak Hendri menyampaikan sebelum Covid-19, tepatnya tahun 2019 telah selesai prototipe Sistem Informasi berbasis ISO 9001 namun saat ini perlu penyesuaian sebelum dirilis dan digunakan. Kedepannya, Sistem Informasi ini agar segera dirilis agar mempermudah koordinasi pimpinan unit ke staf yang dipimpinnya.
Ibu Ririt Roeswidiah, M.Kom dengan manis mengusulkan agar diberikan link contoh dari unit lain atau sebelumnya. Usulan ini ditanggapi sangat baik oleh Pak Hendri, dengan menyampaikan bahwa Lembaga Penjaminan Mutu terbuka untuk mendampingi unit-unit terkait. Beliau berulang kali menyampaikan hal ini sebagai tanda keseriusan untuk mendampingi unit terkait.
Pak Dr. Prudensius Maring bertanya tahun anggaran ini disesuaikan dengan tahun Masehi atau tahun Akademik. Pak Hendri menjawab bahwa anggaran disesuaikan dengan tahun Akademik karena bisnis utama kita (UBL, red) adalah pendidikan.
Ibu Ratna Ujiandari, M.Kom bertanya bila ada kegiatan kolaborasi antar unit, siapa yang membuat program kerja dan anggarannya. Siapa yang mengajukan anggaran dan melaporkan kegiatan pelaksanaannya.
Disini, diskusi luar biasa terjalin. Hasil diskusi kolaborasi dari Pak Widodo selaku Direktur Keuangan, Pak Ugi selaku kepala yang menangani pengadaan barang khususnya souvenir, menyampaikan program kerja dan anggaran diusulkan oleh penyelenggara utama kegiatan.
Pak Widodo menyampaikan rasa bahagianya dengan terselenggara acara ini karena beliau sangat terbantu. Harapannya semua program kerja dapat dituangkan berdasarkan Rencana Strategis yang telah ditetapkan sehingga setiap pengajuan anggaran dapat segera terealisasi dan terdokumentasi dengan baik.
Acara sosialisasi ini ditutup oleh Pak Hendri Irawan, M.T.I. yang menjelaskan secara lugas mengenai pentingnya PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan). PPEPP ini merupakan siklus SPMI untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu di Perguruan Tinggi telah diterapkan sesuai dengan Standar Dikti (SNDIKTI).
